Löneadministration

Löneadministrationen är det arbete som ligger bakom beräkningen av de anställdas bruttolöner, ersättningar, avgifter, frånvaro, avvikelser, semesterdagar samt en rad andra faktorer som spelar in. Löneadministration kräver mycket tid.

För att bidra med en effektiv löneadministration krävs i regel ett bra löneprogram som har alla uppgifter tillgängliga med lönearter och formler. Förutom detta krävs det erfarna personer som har kunskap om ämnet.

Löneadministration omfattar de anställdas löner och vad som ska betalas in till olika myndigheter m.m.

För att effektivisera löneadministrationen fordras ett smart löneprogram.

Det krävs god organisation för att jobba som löneadministratör.

Man kan välja att outsourca löneadministrationen för att få tid över till sin kärnverksamhet.

Vad ingår i löneadministration? Vad ingår i löneadministration? Vad ingår i löneadministration?

Omfattar

Löneadministrationen omfattar allt som har med de anställdas löner att göra. En löneadministratör i den mån det finns en sådan, sköter hela pappersarbetet och administrationen av löner på ett företag. Detta inkluderar även tidrapporter, lönebokföring, utläggsredovisning samt hur kollektivavtalet ska ses över och tolkas. Därför gäller det att vara sifferkunnig.

Att göra

Med detta sagt, inkluderar löneadministrationen en rad moment som att fylla i anställningsavtal, göra reseräkningar, skattedeklarationer, ledighetsansökningar och faktiskt samtidigt ha en central roll vad gäller rådgivning till både anställda och arbetsgivare. Att se till att lönerna blir utbetalda på rätt tidpunkt samt att lönebeskeden innehåller all relevant information är också en självklarhet.

Lätt & Viktigt

Det är inte särskilt komplicerat att hitta löneadministratörer i dagsläget. Utbildningen är inte särskilt lång och många har dessutom fått en stor erfarenhet bara genom att följa med en annan erfaren medarbetare på löneavdelningen. Det är ändå viktigt att man som arbetsgivare vet basen själv så att man kan hålla en övergripande koll.

4-styrande

Löneadministration styrs i allmänhet av fyra saker.

Lagar
Kollektivavtal
Lokala överenskommelser, mellan företaget och den lokala arbetstagarorganisationen
Anställningsavtalet

Lagarna kring löneadministration

Det finns många lagar som på olika sätt har betydelse för löneadministrationen. En del av dessa är dispositiva, vilket innebär att de kan avtalas bort helt eller delvis. Om en lag är dispositiv framgår detta i lagtexten. De viktigaste lagarna när det handlar om löneadministration är

Lagen om anställningsskydd

Lagen om anställningsskydd, som reglerar avtalet mellan arbetsgivaren och den anställde. Denna lag gäller för alla arbetstagare i allmän eller enskild tjänst.

Lagen om sjuklön

Lagen om sjuklön, som innehåller regler om hur sjukfrånvaro och sjuklön ska hanteras. Grundregeln är att arbetstagare har rätt till sjuklön från den första anställningsdagen, men att karensdag tillämpas.

Arbetstidslagen

Lagen om anställningsskydd, som reglerar avtalet mellan arbetsgivaren och den anställde. Denna lag gäller för alla arbetstagare i allmän eller enskild tjänst.

Lagen om föräldrarledighet

Lagen om anställningsskydd, som reglerar avtalet mellan arbetsgivaren och den anställde. Denna lag gäller för alla arbetstagare i allmän eller enskild tjänst.

GDPR

Personuppgiftslagen, förkortad PUL, som sedan våren 2018 inte gäller längre. Istället gäller dataskyddsförordningen - förkortad GDPR. Syftet med denna är att etablera en enhetlig nivå för personuppgifter i hela EU. Förordningens påverkan på löneadministration är bl.a. att säkerställa att ingen obehörig kommer åt de anställdas lönebesked.

Kollektivavtalet

Kollektivavtal förhandlas fram mellan arbetsgivarnas och de anställdas representanter. Genom att vara medlem i ett arbetsgivarförbund blir arbetsgivaren bunden till ett visst kollektivavtal.

Alla företag har inte kollektivavtal, ofta för att de inte är medlemmar i ett arbetsgivarförbund. Det är dock inte ovanligt att företag ändå följer kollektivavtalet för den bransch man tillhör. Gör man inte det gäller lagarna för arbetsmarknaden, kompletterat med lokala överenskommelser.

Lokala överenskommelser

Vare sig det finns ett kollektivavtal eller inte kan lokala överenskommelser spela en roll för löneadministrationen. Vissa delar i ett kollektivavtal kan ersättas med lokala överenskommelser, och vilka dessa delar är framgår i kollektivavtalet.

I många verksamheter uppstår situationer i löneadministrationen som inte beskrivits i lager eller kollektivavtal. Det är viktigt att verksamheten skapar en egen policy för dessa situationer. Dessa överenskommelser ska finnas nedskrivna, och gälla lika för alla anställda.

Anställningsavtal

Anställningsavtal skrivs mellan arbetsgivaren och den anställde, och reglerar förhållandet mellan dessa två. De punkter som är viktigast för löneadminstrationen är följande: